Tipps und Hinweise zur Import- und Exportfunktion in meddevo

Die Import- und Exportfunktionen von meddevo sind leistungsstarke Tools, mit denen Sie große Mengen an Produkt- oder Dateneinträgen effizient verwalten können. Da diese Tools jedoch die Systemlogik von meddevo mit den Formatierungsbeschränkungen von Excel kombinieren, können bestimmte Verhaltensweisen auftreten, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich auf Massenänderungen von Daten verlassen. In diesem Artikel werden wichtige Tipps, häufige Fallstricke und bewährte Verfahren vorgestellt, die Ihnen helfen, diese Funktionen erfolgreich zu nutzen.

Bitte beachten Sie: Der Import ist nicht die einzige Möglichkeit, Daten zu bearbeiten! Sie können die Daten jedes einzelnen Eintrags jederzeit über die Option „Bearbeiten” in meddevo bearbeiten und auch die Massenbearbeitung verwenden, um mehrere Einträge gleichzeitig zu bearbeiten.

1. Allgemeiner Überblick: Hinzufügen und Aktualisieren von Daten

Mit der Importfunktion von meddevo können Sie:

Völlig neue Datensätze zum System hinzufügen.
Vorhandene Dateneinträge in großen Mengen aktualisieren oder ändern, indem Sie eindeutige Felder (wie Produktnummern) abgleichen.

• Als eindeutige Identifikatoren für einen Import können alle Formularfelder vom Typ NUMBER und TEXT  -->  TEXTFELD ausgewählt werden.

So verwenden Sie den Import:

1. Bereiten Sie Ihre Daten im Excel-Format (.xls oder .xlsx) vor und orientieren Sie sich dabei an den in meddevo verwendeten Formularfeldnamen.
2. Laden Sie Ihre Datei mit der Importfunktion in der entsprechenden Sammlung hoch.
3. Ordnen Sie die Spalten wie angegeben den richtigen meddevo-Feldern zu.
4. Überprüfen Sie die Änderungen in der Vorschau und bestätigen Sie den Import.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, lesen Sie diesen Artikel, in dem der Import anhand des Beispiels von Produktdaten Schritt für Schritt erklärt wird.

2. Allgemeines Verhalten (gilt für die meisten Formularfelder)

Für die überwiegende Mehrheit der Formularfelder in meddevo (mit Ausnahme der unten beschriebenen spezifischen Typen) folgt der Importprozess diesen Regeln:

• Wenn für ein bestimmtes Feld bereits dieselben Daten in meddevo vorhanden sind, überspringt der Importer diesen Wert und nimmt keine Änderungen vor. Es wird keine neue Version der Daten im Prüfprotokoll erstellt.
• Wenn das Feld in meddevo derzeit leer ist, füllt der Importer es mit dem Wert aus Ihrer Datei. Wenn der Eintrag zuvor genehmigt wurde, wird er nun von dieser genehmigten Hauptversion in eine neue Entwurfs-Nebenversion geändert.
• Wenn das Feld unterschiedliche Daten enthält, ersetzt der Wert aus Ihrem Import die ursprünglichen Daten in meddevo für dieses Feld. Wenn der Eintrag zuvor genehmigt wurde, wird er nun von dieser genehmigten Hauptversion in eine neue Entwurfs-Nebenversion geändert.

Das bedeutet, dass beim Importieren die Daten Ihrer Datei immer zum „aktuellen“ Wert in meddevo werden, es sei denn, die Daten sind bereits identisch. Es entstehen keine Duplikate – das Feld spiegelt einfach den Inhalt Ihrer importierten Datei wider.

In den folgenden Abschnitten wird das besondere Verhalten von Referenz- und Auswahlfeldern beschrieben, die anders funktionieren.

Referenzfelder (Einzel- und Mehrfachwerte) 

Referenzfelder mit mehreren Einträgen (z. B. zugehörige Produkte):

Wenn Sie neue Werte importieren, werden vorhandene Werte nicht entfernt. Stattdessen werden neue Werte aus Ihrer Datei zu den bereits gespeicherten Werten hinzugefügt.
Beispiel: 
Vorhanden: A 
Importiert: B 
Ergebnis: A, B

Sie können Werte nicht über den Import entfernen (löschen); das Entfernen muss manuell über die Bearbeitung von Einträgen oder die Bearbeitung von Masseneinträgen erfolgen.

Referenzfelder mit nur einem Eintrag (keine Mehrfachwerte zulässig).
Jeder neu importierte Wert ersetzt den alten Wert.
Beispiel:
Vorhanden: A
Importiert: B
Ergebnis: B 

Wichtig: Wenn die importierte Spalte leer ist, wird der vorhandene Wert nicht gelöscht.
Beispiel: Vorhanden: A
Importiert: (LEER)
Ergebnis: A 

Das bedeutet, dass Sie einen Referenzwert mit einem einzigen Eintrag manuell bearbeiten müssen, um ihn zu entfernen – er kann nicht durch einen leeren Importwert gelöscht werden.

Wie kann ich erkennen, welche Felder Einzelfelder und welche Mehrfachfelder sind? 

Die Konfiguration entspricht im Allgemeinen der MDR. Können verschiedene Benutzer mit einem Produkt arbeiten? Ja, deshalb ist „vorgesehene Benutzer” ein Mehrfachfeld. Kann ein Produkt mehrere Sicherheitsklassen haben? Nein, deshalb ist die Risikoklasse ein Einzelfeld. Welche Felder Einzelfelder und welche Mehrfachfelder sind, können Administratoren in der Sammlungsverwaltung im Detail einsehen.

Auswahl-/Dropdown-Felder 

Verhalten wie Referenzen. 

Mehrfach-Auswahlfelder:
Durch Hinzufügen neuer Werte per Import werden diese zur Liste hinzugefügt und nicht überschrieben.
Beispiel:
Vorhanden: Rot
Importiert: Blau
Ergebnis: Rot, Blau

Einzel-Auswahlfelder:
Jeder neu importierte Wert ersetzt den alten Wert. 
Beispiel:
Vorhanden: Rot
Importiert: Blau
Ergebnis: Blau

Wichtig: Wenn die importierte Spalte leer ist, wird der vorhandene Wert nicht gelöscht.
Beispiel:
Vorhanden: Rot
Importiert: (LEER)
Ergebnis: Rot

Das bedeutet, dass Sie einen Referenzwert mit einem einzigen Eintrag manuell bearbeiten müssen, um ihn zu entfernen – er kann nicht durch einen leeren Importwert gelöscht werden.

3. Formatierungsbeschränkungen: Was Excel (und meddevo Import/Export) nicht kann

Das Format von Excel ist "einfacher" als der Rich-Editor von meddevo. Das hat folgende Auswirkungen:

• Textformatierungen (Fettdruck, Kursivschrift, Farben)
• eingebettete Bilder
• Aufzählungszeichen und spezielle Listen

können beim Import oder Export nicht von Excel-Dateien übersetzt werden. Das bedeutet:

• Text, der in Rich-Text- oder Editorfelder importiert wird, verliert alle speziellen Formatierungen und wird zu reinem Text.
• Eingebettete Bilder in Editorfeldern können nicht importiert oder exportiert werden.
• Beim Export erhalten Sie für diese Felder nur reinen Text ohne Formatierungen, Bilder oder Struktur.

Tipp:
Wenn Sie in bestimmten Feldern eine umfangreiche Formatierung benötigen, bearbeiten Sie diese Felder nach dem Import immer direkt in meddevo.

4. Fehlermeldungen und Validierungen

meddevo bemüht sich, Ihre Daten während des Imports zu validieren. Unser Algorithmus kann jedoch nicht jedes mögliche Problem erkennen, daher empfehlen wir dringend, sowohl Ihre Importdatei als auch die Ergebnisse in meddevo manuell zu überprüfen. 

Typische Probleme, auf die Sie achten sollten:

• Tippfehler, insbesondere im Identifier (oft Namen): Dies kann dazu führen, dass statt einer Aktualisierung ein neuer Eintrag angelegt wird.
• Doppelte Leerzeichen, z. B. „Product Name“ und „Product Name“ – insbesondere im Identifier – können zu Duplikaten führen.
• Verwechslung ähnlicher Buchstaben, etwa ein kleines „l“ (L) anstelle eines großen „I“ (i), zum Beispiel „lla“ statt „IIa“ bei Risikoklassen: Das sieht für das menschliche Auge ähnlich aus, das System unterscheidet jedoch „LLa“ von „iia“.

5. Best Practices und Empfehlungen

• Sehen Sie sich Ihren Import immer in der Vorschau an, um Duplikate und fehlerhafte Bearbeitungen in meddevo zu vermeiden.
• Für Massendatenlöschungen oder das Entfernen von Einträgen in Mehrfachfeldern verwenden Sie die meddevo-Oberfläche.
• Wenn Sie regelmäßig Daten importieren, empfiehlt es sich, strikte Vorlagen zu definieren und das Team gezielt im Umgang mit den Feldfunktionen zu schulen (insbesondere bei Mehrfachwerten: Hinzufügen vs. Ersetzen).

Fazit

Das Verständnis dieser Verhaltensweisen und der Excel-Besonderheiten ist entscheidend für einen reibungslosen Datenmanagement-Workflow. Behalten Sie diese Hinweise stets im Blick, wenn Sie mit dem meddevo Import/Export arbeiten. Für komplexe Änderungen oder besondere Formatierungen planen Sie immer einen abschließenden, manuellen Prüfungs-Schritt direkt im meddevo-System ein.