meddevo Login und Sicherheitsverbesserungen

meddevo Authentifizierungs-Migration: Vollständige Benutzeranleitung

Wir aktualisieren das Authentifizierungssystem von meddevo, um den Login für alle Nutzer einfacher und sicherer zu gestalten. Diese Anleitung führt Sie durch alle Schritte, die Sie nach der Migration durchführen müssen, erklärt die neuen Möglichkeiten und beantwortet häufige Fragen.

1. Passwort-Zurücksetzung erforderlich

Nach der Migration müssen alle Nutzer vor dem ersten Login ein neues Passwort festlegen.

Wenn Sie neue Benutzer zu meddevo einladen, müssen auch diese ein neues Passwort festlegen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

• Klicken Sie auf „Passwort vergessen?“ auf der Login-Seite.
• Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und folgen Sie dem Link, den Sie per E-Mail erhalten.
• Legen Sie ein neues Passwort fest.

2. Neue Login-Erfahrung

Es gibt jetzt zwei sichere Wege, wie Sie sich bei meddevo anmelden können:

• Mit Ihren Unternehmensdaten (SSO): Wenn Ihre Organisation Single Sign-On nutzt, klicken Sie einfach auf den SSO-Button und melden Sie sich mit Ihrer gewohnten Firmen-E-Mail-Adresse und dem Unternehmenspasswort an (aktuell werden Azure AD und Google Workspace unterstützt).
• Mit E-Mail und Passwort: Falls Sie kein SSO nutzen, melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrer meddevo E-Mail und dem neu gesetzten Passwort an.

Sie sind unsicher, was für Sie gilt? Probieren Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm oder wenden Sie sich an Ihren Workspace-Admin.

3. Einrichten Ihrer Workflow-PIN

Wenn Sie die Workflow-Funktionen von meddevo nutzen (z. B. Dokumentenfreigabe), müssen Sie in Ihrem Benutzerprofil eine sichere PIN festlegen. Diese PIN ersetzt Ihr Passwort für Workflow-Autorisierungen – für mehr Sicherheit und Datenschutz. Dieser Schritt ist notwendig, da wir bei SSO-Nutzern die Passwörter nicht prüfen können. 

• Gehen Sie nach dem Login auf Ihre Profilseite.
• Wählen Sie „Workflow-PIN festlegen“, vergeben und bestätigen Sie Ihre PIN.
• Bewahren Sie Ihre PIN sicher auf (nicht an Dritte weitergeben).

4. Multi-Faktor-Authentifizierung (2FA)

MFA ist jetzt für alle verfügbar und nutzt gängige Authentifizierungs-Apps (z. B. Google Authenticator, Authy) statt SMS. Workspace-Admins können MFA für alle Benutzer verpflichtend machen.

• Gehen Sie in Ihr Profil und klicken Sie unter "Sicherheit" auf "Authenticator App nutzen".
• Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authentifizierungs-App und geben Sie den generierten Code zur Bestätigung ein.
• Falls Ihr Admin MFA vorschreibt, werden Sie beim ersten Login durch die Einrichtung geführt.

5. Erweiterte Admin-Steuerung

Workspace-Administratoren können 2FA für alle Benutzer erzwingen, Single Sign-On (SSO) zentral verwalten und neue Authentifizierungsmöglichkeiten im Rahmen der Unternehmensrichtlinien einbinden.

• 2FA verpflichtend machen oder als Option anbieten, je nach Risikobewertung.
• Integriere zusätzliche SSO-Anbieter, sobald verfügbar.

6. Was kommt als Nächstes?

Dieses Update ist die Grundlage für weitere Verbesserungen. Sie können künftig erwarten:

• Erweiterte Rechteverwaltung und Rollenkonzepte (demnächst)
• Erweiterter SSO-Support, falls Ihre Organisation andere Anbieter nutzt
• Benutzersitzungen bleiben länger erhalten, d. h. es erfolgen keine automatischen Logouts mehr nach 30 Minuten Inaktivität. 

7. Datenschutz & Datensicherheit

• Wenn Sie SSO nutzen, verwaltet meddevo Ihr Passwort nicht mehr – dies übernimmt Ihr Unternehmen.
• Bei Anmeldung mit E-Mail und Passwort speichert meddevo Ihre Zugangsdaten weiterhin sicher.

Mehr Informationen zur Authentifizierungsplattform und zum Datenschutz finden Sie im FAQ unten.

8. Migrationszeitraum & Support

Die Migration ist für das Wochenende 1.-2. November (ggf. am Folgewochenende) geplant. Eine eventuelle Downtime wird möglichst kurz gehalten. Falls in dieser Zeit wichtige Ereignisse wie Audits oder Einreichungen anstehen, oder Sie Fragen oder Probleme beim Login, PIN- oder 2FA-Setup haben, wenden Sie sich bitte an den Support-Chat oder per E-Mail an: team@meddevo.com.

FAQ | Technische Details

Ich habe einen Kollegen zu meddevo eingeladen, aber er hat keine E-Mail erhalten! Derzeit wird die E-Mail-Benachrichtigung überarbeitet. Ihre Benutzer erhalten keine automatische Einladung, Sie müssen Ihre Kollegen persönlich informieren. Bitte bitten Sie sie, die oben auf dieser Seite unter „1. Passwort Zurücksetzen erforderlich“ beschriebenen Schritte zu befolgen.

Wer stellt die Authentifizierung bereit? Die Authentifizierung erfolgt über eine branchenführende Plattform (WorkOS). Damit sind SSO, Multi-Faktor-Authentifizierung und höchste Compliance-Standards möglich. Details finden Sie unter WorkOS Security. 

Werden mein Konto oder meine Daten betroffen sein? Nein – Ihre Daten, Rechte und Workflows bleiben unverändert. Sie müssen lediglich die neuen Login- und PIN-Schritte durchführen, um wie gewohnt weiterzuarbeiten.

Gibt es Änderungen bei Integrationen und APIs? Potenzielle Anpassungen beim Login für API-Integrationen – konkrete Details werden immer frühzeitig kommuniziert. Bestehende Access Tokens bleiben gültig.

Wie kann ich SSO in meinem Arbeitsbereich aktivieren?  Diese Funktion muss für Ihren Workspace aktiviert sein. Wenn Sie dies benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team. Wenn diese Funktion aktiviert ist, sollten Benutzer mit der Rolle „Admin“ unter "User Management" (Benutzerverwaltung) den Abschnitt „Single Sign-On“ sehen. Klicken Sie auf "Set up SSO" und folgen Sie den Anweisungen. 

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an den Support oder Ihren Workspace-Admin.