Ordner-Vorschau Übersicht der aktuellen Technischen Dokumentation (Dokumente)

Da es international unterschiedliche Anforderungen an die Struktur und Gliederung der Technischen Dokumentation gibt, bietet meddevo mit der Funktion „Ordner-Vorschau“ entsprechende Strukturvorlagen für Ordner an. Sie kann über das Ordnersymbol in der Aktionsleiste aufgerufen werden (1). Diese Vorlagen können für eTDs, Produktgruppen oder Produkte verwendet werden und „sortieren“ die Dokumente, die diesen speziellen Eintrag in ihrem Geltungsbereich haben, automatisch in den richtigen Ordner (2).  

Die Ordnerstrukturen hängen vom jeweiligen Regelwerk ab (3). So sind beispielsweise die Strukturvorlagen „EU-MDR ANNEX II“ oder „US-FDA“ standardmäßig vorhanden. Darüber hinaus können Sie eigene Strukturvorlagen erstellen (siehe Ordner-Vorschau Vorlagen), um Ihre Technische Dokumentation individuell zu organisieren. 

Im Allgemeinen sind die wichtigsten Dokument-Metadaten:

• Dokumenten Typ
• Regulatorischer Fokus
• Geltungsbereich

Diese Informationen werden benötigt, damit die Dokumente in der richtigen Ordnervorschau angezeigt werden.

Die Spalte „Überwachung“ enthält bis zu vier Plaketten, die ihren Status in grün, gelb oder rot anzeigen können (4).

• Ordner-Anforderungen: Prüft, ob die für diesen Ordner und seine Unterordner erforderlichen Dokumente vorhanden sind. 
• Zulassungsstatus: Zeigt an, ob ein Dokument noch nicht freigegeben wurde (wenn ein erforderliches Dokument vorhanden ist, sich aber noch im Entwurfsstadium befindet).
• Dokument-Überwachungsstatus: Zeigt an, ob der Inhalt (auf Datenebene) der Writer-Dokumente auf dem neuesten Stand ist.
• Dateiversionierung: Zeigt an, ob neuere Versionen eines Dokuments verfügbar sind.  

Die nächste Spalte „Version“ zeigt die Version der Dateien an, die sich derzeit in der Ordner-Vorschau befinden. 

Die Spalte „Ist extern“ zeigt an, ob eine Datei als „Externes Input-Dokument“ markiert wurde (Checkbox im Dokumenteintrag ist aktiv) und „Dokument-ID“ zeigt die ID jedes Dokuments, beginnend mit einem „D“ (Beispiel: EXT -- D-20). Dokumente bereitgestellt durch meddevo beginnen mit einem „M“. 

Arbeiten mit der Ordner-Vorschau

Während die Überwachung Ihnen einen Überblick darüber gibt, was fehlt oder geprüft werden muss, stehen Ihnen auch zwei Massenaktionen zur Verfügung, die Sie bei der Arbeit mit Ihrer Ordner-Vorschau unterstützen (6). 

• Fehlende erstellen: Ermöglicht Ihnen die Erstellung fehlender Dokumente für die ausgewählten Ordner auf der Grundlage der in Ihrem Workspace verfügbaren Daten und der vom System bereitgestellten Vorlagen.  
• Update Veraltete: Ermöglicht Ihnen, alle Writer-Dokumente mit den neuesten freigegebenen Daten zu aktualisieren, die in Ihrem Workspace verfügbar sind („Dokument-Überwachungsstatus“ wechselt von gelb auf grün).

Einen spezifischen Stand Ihrer Ordner & Dateien übermitteln 

Nachdem die Ordner-Vorschau mit (internen oder externen) Dokumenten gefüllt wurde, kann die Ordnerstruktur dauerhaft gespeichert werden.  

Eine schnelle und einfache Möglichkeit besteht darin, den aktuellen Stand einer Ordner-Vorschau als Ordnerstruktur (.zip) in ein lokales Verzeichnis herunterzuladen (5). Der Nachteil ist, dass die Ordnerstruktur dann nicht mehr von meddevo überwacht werden kann.  

Besser ist es, den Stand der Ordner-Vorschau in der Sammlung „Einreichungen“ durch Klicken auf „Einreichung erstellen“ zu speichern. Dadurch wird der aktuelle Zustand „eingefroren“ als Einreichung erstellt und kann in meddevo weiter überwacht und aktualisiert werden (5).  
 

Unterstützende Suchbegriffe:
- Folder Preview
- Overview of the TD
- Overview of the current Technical Documentation/all Documents