Dokumentenüberwachung Übersicht

Das Dokumenten-Monitoring in meddevo sorgt dafür, dass Sie jederzeit den Überblick über den Aktualitätsstatus Ihrer Writer-Dokumente behalten. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Dokumente auf Grundlage aktueller Daten erstellt wurden und wo Nachpflegebedarf besteht.

1. Erstellung und Struktur der Dokumente

In meddevo können Dokumente entweder manuell oder automatisiert auf Basis einer Vorlage mit dem meddevo Writer erstellt werden. 
Writer-Dokumente bestehen aus sogenannten Blöcken, in denen Sie sämtliche im System verfügbaren Daten referenzieren und anzeigen lassen können.

2. Monitoring-Mechanismus und Überwachung von Datenänderungen

Sobald Sie in meddevo Daten ändern oder relevante Einträge editieren, werden alle verknüpften Writer-Dokumente auf Aktualität geprüft. 
Das System erkennt automatisch, wenn referenzierte Daten in einem Dokument nicht mehr auf dem aktuellen, freigegebenen Stand sind.

Das Monitoring überprüft ausschließlich freigegebene Daten. Erst veröffentlichte Daten sind relevant für die Aktualitätsprüfung.

3. Anzeige und Umgang mit geänderten Daten

• Im Dokumenten-Monitoring-Tab der Übersichtstabelle sehen Sie in der Spalte „Document monitoring“ den Status jedes Dokuments. 
• Öffnen Sie ein überholtes Dokument, erscheint im Kopfbereich ein entsprechender Hinweis („outdated“).
• Im Bearbeitungsmodus wird ein gelber Bereich mit der Meldung „Show changes“ eingeblendet.
• Durch Klicken auf diesen Hinweis erhalten Sie eine Vorschau aller Änderungen (Redline-Ansicht), z. B. welche Inhalte entfernt (rot) oder neu hinzugefügt (grün) wurden.

Tipp: Ein überwachte Dokument kann immer aktualisiert werden, indem Sie es öffnen und erneut speichern – alle aktuellen Daten werden übernommen.

4. Hinweise zum Aktualisieren und Versionieren

• Dokumente, die durch Änderungen an den zugehörigen Daten veraltet sind, lassen sich einfach per Knopfdruck auf den neuesten Stand bringen. Das System erzeugt dabei automatisch eine neue Version (z. B. Version 1.1).
• Die Versions- und Änderungsverfolgung laufen nahtlos über das integrierte Dokumentenmonitoring und den Audit Trail.

5. Übersicht und Symbols in der Monitoring-Ansicht

Die Monitoring-Ansicht zeigt Ihnen nicht nur den Status, sondern auch verschiedene Symbole und Markierungen, die genaue Auskunft zum Aktualitäts- und Freigabestatus geben. 
Was die einzelnen Symbole und Bereiche bedeuten, finden Sie detailliert erklärt in diesem Artikel: 
Erklärung der Monitoring-Symbole und Bereiche

6. Wann ist ein Dokument aktuell – und wann veraltet?

Ein Writer-Dokument gilt als aktuell, wenn es ausschließlich freigegebene Daten enthält, die seit der letzten Dokumentenspeicherung nicht mehr verändert wurden. 
Sobald sich relevante, referenzierte Daten ändern, wird das Dokument als veraltet markiert. 
Ausführliche Erläuterungen finden Sie hier: 
Wann ist ein Dokument aktuell?

7. Workflow im Monitoring-Prozess (kompakter Ablauf)

1. Produktdaten importieren oder ändern
2. Produktdaten freigeben
3. Dokumente mit meddevo Writer erstellen/generieren
4. Änderungen an den Quelldaten führen zum Monitoring-Alarm (Status: „veraltet“)
5. Überprüfung (Redline-Vorschau) und ggf. Aktualisierung/Speichern neuer Dokumentversion

8. Vorteile des Dokumenten-Monitorings

• Klare Übersicht, ob Writer-Dokumente den aktuellen Stand widerspiegeln
• Automatische Versionierung nach Änderung
• Minimierung manueller Prüfungen und Fehlerquellen
• Revisionssichere Änderungsverfolgung über den Audit Trail