Überblick über die meddevo Struktur

meddevo gliedert sich in zwei Hauptbereiche, das Content-Management und das Dokumentenmanagement. In den zwei Hauptbereichen können die folgenden Funktionen genutzt werden.

Content-Management und Content-Inspektionen

• Erstellung und Pflege der Inhalte
• Überprüfung der Inhalte
• Verknüpfung der Inhalte

Dokumentenerstellung, Dokumentenmanagement und Dokumentenüberwachung

• Generierung von Dokumenten
• Auswahl einer Ordnerstruktur
• Dokumentenüberwachung

Content-Management und Content-Inspektionen

meddevo bietet im Bereich des Content-Managements verschiedene Sammlungen, in denen Inhalte erfasst und gepflegt werden. So werden beispielsweise in der Sammlung "Technische Dokumentation" Informationen zum Besitzer der Technischen Dokumentation gespeichert (aus der Kontakte-Sammlung) und in einer anderen Sammlung beispielsweise "Produktgruppen" die angewendeten Standards. 

Mithilfe der Funktion "Inspektor" wird sichergestellt, dass alle relevanten Inhalte vorhanden sind. Der Inspektor prüft die Einträge anhand hinterlegter Logiken, um auf fehlende Einträge hinzuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Technische Dokumentation die regulatorischen Anforderungen erfüllt. 

Die Einträge der einzelnen Apps werden miteinander verbunden. Die Verbindung ist dynamisch - d.h. ändert sich ein Eintrag, ändert er sich an allen verbundenen Stellen. Das bietet den Vorteil, dass Inhalte nur einmal an der korrekten Stelle erfasst und gepflegt werden müssen. 
 

Dokumentenerstellung, Dokumentenmanagement und Dokumentenüberwachung

Aus jeder Sammlung können Dokumente generiert werden. Beim Generieren des Dokuments werden alle Inhalte der Sammlung sowie die Inhalte der verbundenen Sammlungen in ein Word- oder PDF-Dokument geschrieben. 

Nachdem aus den Inhalten ein Dokument generiert wurde, wird das Dokument automatisch in eine vordefinierte Ordnerstruktur, die "Virtuellen Ordner", eingegliedert. Die vordefinierten Ordnerstrukturen entsprechen den normativen Strukturvorgaben wie beispielsweise EU-MDR oder FDA im Medizinproduktbereich. 

Die "Virtuellen Ordner" kümmern sich nicht nur um die Struktur der Technischen Dokumentation, sondern sind auch für das Dokumenten-Monitoring zuständig. D.h. die "Virtuellen Ordner" prüfen, ob alle Dokumente vorhanden und aktuell sind. Ändern sich die Einträge in den Sammlungen, meldet das Monitoring, dass das Dokument in der Ordnerstruktur nicht mehr aktuell ist. Per Mausklick kann der Benutzer dann ein oder alle Dokumente des Ordners aktualisieren lassen. 

Aus den "Virtuellen Ordnern" können anschließend abgeschlossene Versionsstände erzeugt werden. Die Versionsstände können an die zuständigen Behörden oder benannte Stellen übermittelt werden. Um die Nachverfolgbarkeit der Änderungen zu gewährleisten, wird jede Änderung im "Audit Trail" gespeichert.

Unterstützende Suchbegriffe:
- meddevo structure
- Interaction of CMS and DMS
- Inspector
- Document creation and monitoring