Erstellen Sie eine neue meddevo Writer-Dokumentenvorlage

Allgemeine Informationen

In meddevo gibt es einmal das DMS (Documents Collection) in welches Dokumente hochgeladen oder aufgrund von Writer Vorlagen erstellt werden können. Hier fließen nur freigegebene Daten in Dokumente. 

Im Document Template Management hingegen kann man die Vorlagen erstellen und hier bekommt man in der Vorschau alle potenziellen bzw. alle Daten/Informationen angezeigt, auch wenn diese (noch) nicht freigegeben sind. 

Alle Content Felder (egal, ob von eTD, PG oder P) können in Document Templates angezeigt und teilweise auf unterschiedliche Weise dargestellt werden

Empfehlung – unsere Vorlagen zu duplizieren und zu verändern, hier ist alles schon vorabeingestellt, was Deckblatt inkl. "Table of Approval" und "Table of Content" betrifft

• Natürlich kann man auch komplett neue Vorlagen anlegen und sollte hier die Basis Einstellungen direkt vornehmen

Erstellen einer neuen Vorlage

• Man vergibt einen Namen für die Vorlage (mehrsprachig)
• Man definiert den Dokumententyp (Der Dokumententyp sorgt dafür, dass das Dokument in der Folder Preview im richtigen Ordner angezeigt wird)
• Man vergibt einen „Dokumentennamen“ (Default Name für die Dokumente die man basierend auf dieser Vorlage erstellt)
• Man definiert die Sprache der Vorlage
• Man setzt den Typ auf Writer
• Man kann eine Beschreibung für die Vorlage hinterlegen
• Man wählt die Collection (Datengrundlage für die Writer Vorlage, man kann also auf alle Inhalte dieser Collection und auch auf Inhalte verknüpfter/referenzierter Collections zugreifen)
• Man wählt den Regulatorischen Fokus (Regulatory Framework). Dieser definiert, in welcher Folder Preview das Dokument erscheint. Also ob das Dokument z.B. sowohl unter der MDR als auch FDA Anwendung findet.

Grundeinstellungen in der Dokumenten Vorlage

In der eigentlichen Template-Ansicht gibt es zudem weitere Einstellmöglichkeiten, dafür wählt man das kleine Zahnrädchen links im Bild:

Hier können folgende Einstellungen getroffen werden:

• Format (DIN A4/DIN A5)
• Orientation (Hochformat/Querformat)
• Schriftart (Mono, Serif, Sans Serif)
• Kopf- und Fußzeilenvorlage
• Sprache
• Sammlung oder direkt einen Eintrag als Datengrundlage definieren
• Heading Nummerierung (Achtung: nur Headings mit Nummerierung landen im Inhaltsverzeichnis, also bestenfalls immer ab Heading 2 nummerieren, wenn man Heading 1 als Dokumententitel verwenden möchte)

Beim Template erstellen schon sehen wie Dokumente einmal aussehen werden

Wenn man dann die Dokumentenvorlage erstellen möchte, hat man die Möglichkeit den Vollbild Modus zu aktivieren und als Vorschau kann man einen Eintrag auswählen:

So erstellt man nicht nur Bereiche, in denen später Daten erscheinen sollen, sondern kann gleich sehen wie das beispielhaft mit Daten dann aussehen würde.

Arbeiten im Writer

Im meddevo Writer kann man dann enfach mit dem Tippen loslegen! Neben der normalen Tastatureingabe gibt es 3 Möglichkeiten, neue Inhalte hinzuzufügen:

sowie das @-Symbol 

Über das + kann man neue Blöcke hinzufügen, dazu gleich mehr.

Über die 6 Punkte kann man Blöcke per Drag & Drop verschieben oder durch klicken auf dieses Symbol, kann man Blöcke duplizieren, löschen oder man kommt in die Einstellungen, wenn man über das „+“ einen Entry Content erstellt hat.

Das @-Symbol öffnet euch ein kleines Menü, über das ihr folgende Inhalte im Dokument oder der Vorlage verknüpfen könnt:

• Man kann Personen (alle Nutzer von diesem Workspace) referenzieren
• Man kann direkt Einträge (alle Einträge von diesem Workspace, egal ob Dokumente oder inhaltlich) referenzieren
• Man kann allgemeinen Content (Text und Editor Felder) referenzieren 
• Man kann folgende Elemente einfügen:

Über das „+“ kann man folgende Dinge im Writer Template/Dokument einfügen:

Diese Blöcke sollten alle selbsterklärend sein, bis auf „Entry Content“. 

Hier drüber können alle Felder/Informationen aus dem Content Management angesprochen und ausgegeben werden.

Neben der Automatisierung werden aber gleichzeitig auch alle Inhalte überwacht. Wird also eine Information geändert und freigegeben, so melden alle Dokumente, die diesen „Entry Content“ verlinkt haben, dass sie nicht mehr aktuell sind und bitte aktualisiert werden müssen. Hierfür muss man das entsprechende Dokument editieren und speichern (2 Klicks).

Kommen wir zur Konfiguration von „Entry Content“.

Sobald man es über das „+“ hinzugefügt hat erscheint es im Writer erstmal so:

Über die 6 Punkte vor der Zeile (wenn man mit der Maus drüber hovert) kommt man zu den Einstellungen:

Klickt man auf „Settings“, erscheint folgendes Fenster:

Hier kann man nun jedes Feld ansprechen, welches in der Collection vorhanden ist, welches man als Datengrundlage zuvor in den „Meta Data“ als Collection ausgewählt hat.

Fangen wir an mit ein paar Beispielen. Einfach ist es, wenn man folgende Typen von Inhaltsfeldern auswählt:

• Checkbox
• Radio Selection
• Select
• Text
• Editor
• Number
• Collaborator

Weil wenn man bspw. ein Editorfeld auswählt, hat man nur die Möglichkeit dieses zu formatieren, die Sprache zu bestimmen und ggf. einen Pre- oder Suffix hinzu zufügen:

Diese Felder zeigen dann entsprechend das, was hinterlegt ist.

Man kann diese Felder aber auch kombinieren, wenn man bspw. den Namen der TD und die Beschreibung in einem Block anzeigen lassen möchte. Hierfür existiert der „Add form field“ Button unten. 

Dazu kann man dann einen Prefix definieren und dann sieht der „Output“ wie folgt aus:

So kann man also Text und Editor Felder verknüpfen und in einem Block darstellen.

Wenn man jetzt Referenzen (Verknüpfungen zu anderen Collections und deren Einträgen) anzeigen lassen möchte, sieht das wie folgt aus, egal ob es Dokumente oder Einträge sind. Hier mal zwei Beispiele und bei beiden ist eTD als Collection (Datengrundlage) hinterlegt. Einmal zeigen wir Dokumente an, welche mit der eTD verknüpft sind und einmal eine Tabelle mit Produkten und Produktinformationen, welche zu der TD gehören:

Beispiel Dokumente als Bulletpoint Liste:

Man bezieht sich hier direkt auf das Feld der Biological Evaluation relevanten Dokumente, definiert die Darstellungsform und fügt unten die Felder hinzu, welche man bei dem Dokument als Metadaten hinterlegt hat, hier z.B. nur den Dokumentenname:

Hier haben wir auch verschiedene Optionen zur Darstellung, bei Dokumenten verwenden wir standardmäßig Bulletpoints, wir könnten aber auch Tabellen Format o.ä. verwenden, um z.B. zusätzlich den Dokumententyp ausgeben zu lassen:

Beispiel Produktübersicht inkl. Risikoklasse:

Da wir Produktinformationen und eine Auflistung aller Produkte haben möchten, wählen wir zuerst Products aus, dann die Darstellungsform, in diesem Fall Tabelle und unten wählen wir die Produktrelevanten Felder, die wir anzeigen lassen wollen, in diesem Beispiel die Artikelnummer, den Produktnamen und die Risikoklasse (MDR):

Beispiel Legalhersteller:

Dieses Feld ist eine Referenz zur Collection „Contacts & Legal Entities

Hier bekommt man dann alle Inhaltsfelder angezeigt, welche in der ausgewählten Referenz Collection vorhanden sind.

Beim Legalhersteller möchte man ggf. den Namen in fett und zusätzlich noch die Anschrift und SRN-Nummer anzeigen lassen. Das sieht wie folgt in der Vorschau aus:

Das Ganze ist dann etwas komplexer und so sieht die entsprechende Konfiguration im Writer aus: