Dokumentenimport in meddevo

Um einen Dokumentenimport durchführen zu können, müssen alle Dokumente zunächst in einer Zip-Datei zusammengefasst werden. Die ZIP-Datei kann auch Ordnerstrukturen enthalten. Diese werden auf der Bearbeitungsseite des Imports im System entsprechend dargestellt.

Achtung: Bitte achten Sie darauf, dass die importierte .zip-Datei nicht größer als 1 GB ist.

1. Klicken Sie auf „Dokumente“.

2. Klicken Sie auf „Importieren“.

3. Geben Sie dem Import einen Namen (1). So kann man alle Importe, die man durchführt, leichter nachverfolgen. Durchsuchen Sie den lokalen Dateiserver (2) und laden Sie eine Zip-Datei hoch (3).

4. Hier kann man alle Dokumente in der Ordnerstruktur sehen.  
Klicken Sie zunächst auf „Speichern“. Sie können Ihren Import später fertigstellen oder ein Kollege kann ihn vor dem Hochladen überprüfen.  
Wenn man ein Dokument auswählt (1), kann man es „Bearbeiten“. (2) Wählen Sie ein Dokument aus und öffne es.

Sie können verschiedene Metainformationen für Ihre Dokumente festlegen:

• Sie können Dokumente umbenennen.
• Sie müssen den richtigen Dokumententyp zuweisen.
• Sie müssen den richtigen Geltungsbereich auswählen. Entweder sammeln Sie ein eTD (schließt alles darin ein) oder
• Sie wählen einzelne Produktgruppen oder nur Produkte.
• Wählen Sie alle Rechtsrahmen aus, für die das Dokument gilt.
• Sie können die primäre Sprache und die Sprache des Dokuments festlegen.
• Fügen Sie bei Bedarf eine externe oder eine Legacy-ID hinzu.
• Sie können auswählen, ob es sich um ein externes Dokument handelt, ob es bereits unterzeichnet und/oder genehmigt wurde.

Sobald Sie alle Informationen für dieses Dokument eingegeben haben, klicken Sie auf „Aktualisieren“.  
 

Mehrere Dokumente bearbeiten

Anstatt die Einstellungen eines einzelnen Dokuments zu ändern, können Sie auch die Einstellungen mehrerer Dokumente gleichzeitig ändern.

Achtung: Wenn Sie die Mehrfachbearbeitungsfunktion verwenden, lassen Sie bitte das Feld „Name“ aus. Andernfalls würden alle ausgewählten Dokumente denselben Namen tragen.

Wählen Sie auf der linken Seite mehrere Dokumente aus. Sie können auch auf einen Ordner klicken, dann werden alle zugehörigen Dokumente ausgewählt.

Klicken Sie auf „Bearbeiten“, wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben.

Sie sehen dann die gleichen Eingabefelder wie zuvor, können aber diesmal die Informationen für mehrere Dokumente gleichzeitig ändern.

Vielleicht haben Sie alle Dokumente ausgewählt, die zu einem Produkt gehören? Dann wählen Sie das entsprechende Produkt aus.

Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie erneut auf „Speichern“.

6. Es kann sein, dass Sie versehentlich Dateien in Ihre ZIP-Datei gelegt haben, von denen Sie jetzt wissen, dass sie dort nicht hingehören.

In diesem Fall kann Ihnen die obige Option „Ausschließen“ helfen.

Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf „Ausschließen“. Diese Dokumente werden dann im letzten Schritt nicht importiert.

Mit „Einschließen“ können Sie diesen Schritt rückgängig machen.

7. Sie können die Attribute so oft ändern, wie Sie möchten.

Lassen Sie sich hier Zeit. Es ist sehr wichtig, dass Sie die Dokumente zu Beginn richtig einrichten, denn das wird Ihnen in Zukunft helfen.

Sie können unten auf „Speichern“ klicken und zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen, um den Dokumentenimport abzuschließen.

Im Moment bereiten wir nur den Import vor. Wenn Sie mit diesen Schritten hier fertig sind, klicken Sie unten auf „Speichern & Import ausführen“. Daraufhin werden die Dokumente im System angezeigt.

Je nach der Menge der Dokumente kann der Import eine Weile dauern. Klicken Sie auf das „x“ und warten Sie, bis die Dokumente in der Dokumentenübersicht auftauchen.
 

Unterstützende Suchbegriffe:
- Import of Documents
- Document Import by .zip file