Erstellung von Ordnervorschau Vorlagen

Mit den Ordnervorschau Vorlagen können Sie Ihre eigenen Ordnerstrukturen für die Ordner-Vorschau erstellen. Dies kann nützlich sein, wenn Ihr Auditor oder Ihre benannte Stelle eine bestimmte Ordnerstruktur erwartet, die wir in unserem Standard nicht unterstützen.  

Ordner-Vorschauen funktionieren immer für eine bestimmte Sammlung (z.B. „eTD“, „Produktgruppe“ oder „Produkte“). Wenn Sie eine Sammlung öffnen, schauen Sie sich in der Regel Einträge und deren Daten innerhalb der Registerkarte „Tabelle“ an, aber Sie können auch auf andere Registerkarten wechseln, z. B. auf die Registerkarte „Ordnervorschau Vorlagen“ (1).  

Erstellen einer neuen Ordnervorschau Vorlagen

Klicken Sie auf „Hinzufügen“ (1), um eine neue Vorlage zu erstellen, und geben Sie ihr einen Namen, wählen Sie den „Regulatorischen Fokus“ (2) (z. B. „EU-MDR“) und „Weitere zu berücksichtigende Sammlungen“ (3).

Wenn Sie hier eine Sammlung hinzufügen, werden alle Dokumente der Einträge in der hinzugefügten Sammlung, die mit der Sammlung verknüpft sind, in der Sie gerade diese Vorlage erstellen, der Ordnervorschau hinzugefügt. Wenn Sie z. B. eine neue Vorlage für eine Ordnervorschau der eTDs erstellen und dort auch Dokumente berücksichtigen wollen, die zu Produkten gehören, die zur jeweiligen eTD gehören, müssen Sie hier die Sammlung Produkte hinzufügen.

Im Bereich "Ordner" (4) können Sie neue Ordner zu Ihrer Vorlage hinzufügen oder bestehende Ordner konfigurieren.

Konfigurieren einer Ordnervorschau Vorlage

Wenn Sie einen Ordner hinzufügen oder bearbeiten, können Sie seinen Namen und seine Beschreibung ändern (1) und die Anforderungen an den Ordner festlegen (2). Wählen Sie den Typ der Dokumente aus, die in diesem Ordner einsortiert werden sollen, und entscheiden Sie, ob Dokumente diesen Typs erforderlich (Checkbox/Kontrollkästchen aktiviert) oder optional sind (3).

Wenn ein Dokumententyp als erforderlich festgelegt wird, kann man einen Ersatz definieren, damit der Ordner auch dann „grün“ wird, wenn ein bestimmter erforderlicher Dokumententyp nicht vorhanden ist. Wenn z.B. im Kapitel V&V ein Statement vorhanden ist, das besagt, dass das Kapitel nicht anwendbar ist, dann sind der Plan und der Bericht nicht erforderlich.

Achtung!

Bitte beachten, wenn man eigene Dokumenten Typen erstellt, dass diese auch in den Vorlagen für die Ordnervorschau konfiguriert werden müssen, da diese Dokumente sonst nicht in eTD, den Produktgruppen und den Produktsammlungen sichtbar sind.

Wenn man die Funktion „Fehlende Dokumente erstellen“ verwendet, um fehlende Dokumente auf der Grundlage von Vorlagen zu erstellen, muss man sicherstellen, dass die Dokumentvorlagen verfügbar sind, andernfalls erscheint eine Fehlermeldung, die besagt, dass keine Vorlagen verfügbar sind.

Unterstützende Suchbegriffe:
- Folder Preview Templates
- Creation of Folder Structures
- Folder Structures for Country Submissions/Registrations