Review und Freigabe-Workflows in meddevo

Review und Freigabe Workflows:

Massenfreigaben - Bulk Approval:

Workflows in meddevo ermöglichen es Nutzern, Review- und Freigabeprozesse für Einträge in Sammlungen, wie "Dokumente" oder "eTD", zu verwalten, sowie diese auch zurückzuziehen. 

Wie Workflows funktionieren:

Für Sammlungen, die Workflows verwenden, besteht der Genehmigungsprozess standardmäßig aus mehreren Schritten. Im Fall eines Dokuments oder eTD (elektronische Technische Dokumentation) umfasst der Prozess beispielsweise einen zweistufigen Workflow. Der erste Schritt ist eine Prüfung (Review) durch den "RA Manager", gefolgt von der Freigabe (Approval) durch den "RA Director". Wer an einem Workflow teilnehmen kann, wird durch die im System definierten Unternehmensrollen bestimmt. Diese Rollen basieren auf den Unternehmensrollen, die jedem Nutzer im Workspace zugewiesen sind.

1. Einen Workflow starten oder daran teilnehmen:

Um einen Workflow zu starten oder daran teilzunehmen, öffnen Sie den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf das unterste Symbol in der Aktionsleiste. 

Der Nutzer, der einen Schritt ausführt, sieht eine konsolidierte Ansicht des Audit-Trails, die alle seit der letzten Hauptversion vorgenommenen Änderungen zeigt. Dadurch ist es einfach zu erkennen, was geändert wurde und nun zur Freigabe vorliegt. 

Ein optionales Kommentarfeld kann genutzt werden, um der Person, die den nächsten Schritt durchführt, Kontext bereitzustellen. Ein erforderliches Passwortfeld stellt sicher, dass jeder Schritt ordnungsgemäß autorisiert wird.

2. Workflow-Vorlagen:

Workflows werden über Vorlagen verwaltet, die angepasst und bestimmten Sammlungen ODER Dokumenten Typen zugewiesen werden können. Jede Workflow-Vorlage definiert die Rollen, die an den einzelnen Schritten teilnehmen können. Die Standardvorlage in meddevo verwendet den zweistufigen Standardprozess, aber es können eigene Workflows erstellt werden, die auf spezifischere Anforderungen zugeschnitten sind.

3. Nachverfolgung und Audit Trail:

Die Ergebnisse jedes Workflows werden im Audit-Trail erfasst. Dies zeigt nicht nur, welche Schritte durchgeführt wurden, sondern auch die Zeitstempel und die Nutzer, die am Workflow beteiligt waren, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit des Prozesses zu gewährleisten.

Dies kann auch in Writer-Dokumenten mit dem Block „Table of Approval“ erfolgen, der die digitale Signatur in Ihrem freigegebenen Dokument anzeigt.

Unterstützende Suchbegriffe:
- Bulk Approval
- Review
- Company Roles
- Review and Approval Workflow